¿Quién tiene las llaves? Los accesos de su empresa que no pueden depender de una sola persona

Una pregunta incómoda para cualquier empresa de 5 a 25 personas: si quien lleva la informática se va mañana, ¿quién tiene las llaves?

No hablamos de desconfiar de nadie. Hablamos de cosas muy concretas: la cuenta de administrador de Microsoft 365, el acceso al dominio y a la web, la contraseña del router, dónde están las copias y cómo se recuperan. En muchas oficinas todo eso está en la cabeza de una sola persona. A veces un empleado que ya no está, a veces el familiar que echó una mano, a veces un proveedor con el que ya no se habla.

El día que hace falta, el problema deja de ser técnico. Sin esos accesos no se puede dar de alta a alguien, recuperar un correo, renovar el dominio antes de que caduque o restaurar una copia después de un virus.

Los accesos que tiene que tener localizados

• Administrador de Microsoft 365 o Google Workspace. Es la llave del correo, los documentos y las licencias de toda la empresa.
• Registrador del dominio (donde se compró el .com o el .es). Si caduca y nadie puede renovarlo, la web y el correo dejan de funcionar.
• Hosting y gestor de la web (WordPress u otro).
• Router y wifi de la oficina, incluida la cuenta con la operadora.
• Servidor, NAS o carpetas compartidas.
• Copias de seguridad: dónde están, con qué programa y la contraseña de cifrado. Una copia cifrada sin la clave no sirve.
• Antivirus o EDR y su consola de gestión.
• Programas clave (contabilidad, ERP, gestión de clientes) y su soporte.

Dónde guardarlos

No en una libreta ni en un Excel en el escritorio. Lo razonable para una pyme es un gestor de contraseñas de empresa, con una «caja» de accesos críticos a la que entran dos personas: normalmente el gerente y el responsable técnico, sea interno o externo.

Las cuentas más importantes, empezando por la de administrador de Microsoft 365, deben tener verificación en dos pasos y un acceso de emergencia guardado aparte, por si se pierde el móvil con el que se valida.

A nombre de la empresa, no de una persona

Otro error frecuente: el dominio registrado con el correo personal de alguien, o la cuenta de administrador que es el usuario de un empleado. Cuando esa persona se va, el acceso se va con ella. Las cuentas críticas deben estar a nombre de la empresa, con un correo genérico (por ejemplo, admin@ o it@) que no dependa de nadie.

Cómo ordenarlo en una tarde

1. Haga la lista de arriba y marque qué accesos tiene y cuáles no.
2. Para cada uno que falte, averigüe quién lo tiene y pídale que lo pase o que lo cambie con usted delante.
3. Guárdelo todo en un gestor de contraseñas y dé acceso a una segunda persona.
4. Active la verificación en dos pasos en las cuentas de administrador.
5. Cambie al dominio de la empresa las cuentas que estén a nombre de personas.
6. Póngase un recordatorio para revisarlo cada seis meses y cada vez que alguien entre o salga.

Cuando nosotros empezamos con un cliente nuevo, esto es lo primero que hacemos, antes de tocar un solo ordenador. Es la base de un buen soporte informático para empresas y del mantenimiento informático en Madrid que hacemos cada mes.